PERJANJIAN PEMBORONGAN PEKERJAAN
OUTSOURCING AGREEMENT
Dalam praktek sehari- hari ketika sesorang ingin membangun sebuah rumah, Villa dan ataupun bangunan lain maka sudah umum orang tersebut akan mencari kontraktor baik yang sudah memiliki badan hukum ataupun perorangan.
In everyday practice, when someone wants to build a house, villa or other building, it is common for that person to look for contractors, whetherit is a contractor company or individuals.
Bahwa setelah ditemukan kontraktor yang dianggap sesuai dengan yang diharapkan, dilihat dari kwalitas pekerjaan yang sudah pernah dikerjakan, waktu pengerjaan dan harga maka selanjutnya dibuat dan ditanda tangani Perjanjian kerja sama untuk membangun sebuah bangunan.
Whereas after finding a contractor who is considered to be in accordance with what is expected, judging by the quality of the work that has been done, the time of execution and the price, then a cooperation agreement is made and signed to build a building.
Bahwa umumnya dalam Perjanjian kerja sama tersebut dimuat mengenai harga, waktu pengerjaan, cara dan waktu pembayaran dan retensi. Untuk melengkapi secara detail mengenai bahan-bahan yang digunakan, harga per item, dan waktu dimulai pekerjaan maka dilampirkan RAB (Rencana Anggaran Biaya), SPK (Surat Perintah Kerja), gambar dan 3D. Bahwa pada zaman digital saat ini, banyak orang mencari kontraktor melalui internet dan melakukan pembicaraan hanya melalui media sosial dan ada juga melakukan penanda tangan Perjanjian kerja sama tersebut melalui elektronik.
Whereas generally the cooperation agreement shall list the price, length of time, method and time of payment and retention. In order to complete in detail the materials used, the price per item, and the time when the work starts, therefore the RAB (Cost Budget Plan), SPK (Work Order),drawings and 3D are enclosed. Whereas in today’s digital age, many people are looking for contractors via internet and conducting conversations only through social media and some have also signed the cooperation agreement digitally.
Bahwa secara umum apa yang dimuat dalam Perjanjian tersebut sudah memadai dan terkesan sudah cukup mengatur mengenai kerja sama tersebut namun faktanya banyak sekali timbul permasalahan yang akhirnya harus diselesaikan di Pengadilan karena kurang lengkapnya unsur-unsur yang dimuat dalam Peranjian tersebut.
Whereas in general what is listed in the Agreement is sufficient and seems to have sufficed to regulate the cooperation, but in fact there are many problems that must be resolved in the Court due to the incompleteness of the elements contained in the Agreement.
Permasalahan biasanya timbul ketika pengerjaan sudah mencapai 80 % (delapan puluh persen), pemilik mengatakan bahwa progress pengerjaan tidak sesuai dengan jumlah pembayaran yang sudah dilakukan ataupun ditemukan cacat, bocor dan alasan lainnya sedangkan Kontraktor menyampaikan bahwa tahapan pengerjaan sudah pada tahap akhir namun pemilik belum melakukan pembayaran pada tahap tersebut.
Problems usually arise when the work has reached 80% (eighty percent), the owner says that the progress of the work is not in accordance with the amount of payment that has been made or defects, leaks and other reasons are found while the Contractor informed that the work stage is in the final stage but the owner has not done the payment at that stage.
Pemilik merasa ragu kalau dia melakukan pembayaran pelunasan selain biaya retensi maka kontraktor akan meninggalkan pekerjaan tersebut tanpa menyelesaikan secara tuntas dan akan menyampaikan bahwa masih ada biaya retensi yang dapat dianggarkan untuk perbaikan sedangkan menurut perhitungan Pemilik biaya yang masih dibutuhkan untuk penyelesaian bangunan tersebut tidak cukup kalau hanya menggunakan biaya retensi saja. Permasalahan lain yang biasa muncul adalah mengenai kerja tambahan dan perubahan dari yang sudah disepakati sesuai dengan gambar seperti perubahan posisi jendela , warna cat diganti , tempat ac dan lain sebagainya. Pekerjaan tambahan atau perubahan tersebut dilaksanakan tanpa sebuah berita acara perubahan dan penambahan yang ditanda tangani oleh kedua belah pihak yang sudah menyetujui mengenai harga, bahan dan waktu namun hanya bersifat lisan yang dianggap “ sama-sama tahu.”. Kata “ sama-sama tahu” ternyata lebih sering menjadi berbeda pengertian dari pihak kontraktor dan pihak pemilik. Kontraktor berkesimpulan bahwa pemilik pasti mengerti bahwa dengan adanya pekerjaan tambahan ataupun perubahan berarti sudah ada kerja melebihi dari apa yang dibuat dalam Perjanjian dan RAB maka sepatutnya pemilik membayar kelebihan tersebut sedangkan dari sisi pemilik berpikir bahwa sudah mengeluarkan biaya yang besar untuk proyek tersebut maka wajar kalau kerja tambahan dan perubahan tersebut dianggap hanya sebagai tambahan biasa yang tidak perlu dibayar biaya tambahannya atau kalaupun membayar hanya sekedarnya saja dan tidak berdasar biaya yang sebenarnya.
The owner has doubts that if he makes a payment other than the retention fee, the contractor will leave the work without completing it completely and will inform that there is still a retention fee that can be budgeted for repairs, while according to the owner’s calculations, the costs that are still needed for the completion of the building are not enough if only use retention fees only. Another problem that usually arises is regarding additional work and changes from those that have been agreed upon in accordance with the drawings such as changing window positions, changing paint colors, aircon locations and so on. The additional work or changes are carried out without an official report of changes and additions signed by both parties who have agreed on prices, materials and time but only verbal which is considered “mutually aware”. The word “mutually aware” turns out to be more often than not understood by the contractor and the owner. The contractor concludes that the owner must understand that with additional work or changes, it means that there has been more work than what was made in the Agreement and the RAB, so the owner should pay the additional work meanwhile from the owner’s point of view, he thinks that he has spent a large amount of money on the project, so it is natural for the work to be done, such additions and changes are considered only as ordinary additions that do not need to be paid for additional fees or even if they are only modest and not based on actual costs.
Bahwa permasalahan-permasalahan tersebut muncul dan berlanjut tanpa menemukan penyelesaian yang cepat, salah satunya disebabkan oleh tidak lengkapnya unsur-unsur perjanjian yang dibuat dan ditanda tangani oleh kedua belah pihak, seharusnya unsur unsur Perjanjian tersebut dibuat secara lengkap dan detail maka dapat digunakan sebagai acuan dan pedoman untuk menyelesaikan permasalahan tersebut secara cepat dan praktis tanpa harus menyelesaikan permasalahan tersebut di Pengadilan yang membutuhkan waktu dan proses yang sangat panjang.
Whereas these problems arise and continue without finding a quick solution, one of which is caused by the incomplete elements of the agreement made and signed by both parties, the elements of the agreement should be made completely and in detail so that it can be used as a reference and guidelines for resolving these problems quickly and practically without having to solve the problem in Court which requires a very long time and process.
Hal lain yang juga perlu dipersiapkan adalah semua dokumen yang dibuat dan ditanda tangani para pihak sesuai dengan aturan yang berlaku dan sebaiknya dibuat outentik (dibuat dan ditanda tangani dihadapan Pejabat yang berwenang) supaya nanti seandainya timbul permasalahan mengenai Perjanjian tersebut dokumen yang outentik tersebut dapat dijadikan bukti yang mempunyai nilai pembuktian yang sempurna di Pengadilan.
Other thing that also needs to be prepared is that all documents made and signed by the parties are in accordance with the applicable rules and should be authenticated (made and signed before an authorized official) so that later if problems arise regarding the agreement, the authentic document can be used as evidence which has perfect evidentiary value in Court.
Bahwa untuk menghindari permasalahan-permasalahan tersebut di atas maka perlu membuat Perjanjian Pemborongan Pekerjaan dengan melengkapi hal-hal, sebagai berikut :
Whereas in order to avoid the problems mentioned above, it is necessary to make an Outsourcing Agreement by completing the following matters :
a. Identitas Para Pihak yang membuat dan menanda tangani Perjanjian
Bahwa dalam Perjanjian yang dibuat dan ditanda tangani harus memuat identitas lengkap para pihak yang membuat dan menanda tangani perjanjian tersebut. Diuraikan secara jelas apakah para pihak bertindak atas nama sendiri ataupun mewakilik sebuah Perusahaan. Kalau mewakili Perusahaan harus dilengkapi dengan akta pendirian dan perubahan Perusahaan;
a. Identity of the Parties who made and signed the Agreement
Whereas the Agreement made and signed must listed the full identity of the parties who made and signed the agreement. It is clearly explained whether the parties are acting on their own behalf or on behalf of a company. If representing a Company, it must be accompanied by a deed of establishment and addendum of the Company.
b. Ruang Lingkup Pekerjaan
Bahwa dalam tahap ini dijelaskan dengan jelas alamat Proyek dan juga bukti kepemilikan/sewa tanah yang djadikan sebagai tempat berdirinya sebuah proyek. Bahwa juga ditegaskan mengenai jenis proyek yang dibuat, luas, bentuk dan lainnya yang sudah disepakati berdasarkan gambar kerja dan 3D dan berdasarkan anggaran biaya dan kedua hal tersebut dilampirkan sebagai satu kesatuan yang tidak terpisahkan dengan Peranjian.
b. Scope of Work
Whereas at this stage the project location is clearly explained and also proof of ownership/lease of the land that is used as the place for the establishment of a project. Whereas it is also affirmed regarding the type of project made, the area, shape and others that have been agreed based on the work drawings and 3D and based on the budget and both of these are attached as an integral part of the Agreement.
c.Biaya yang disepakati untuk proyek tersebut
Bahwa mengenai biaya yang disepakati untuk mengerjakan dan menyelesaikan proyek tersebut haruslah dituliskan dengan jelas. Bahwa kalaupun dalam menentukan angka tersebut sudah melalui proses negosiasi yang panjang dan dalam proses tersebut bisa saja salah satu pihak “ merasa dipaksakan” karena keadaan ataupun dengan faktor lainya namun kalau angka sudah disepakati dan ditetapkan bersama maka angka tersebutlah yang berlaku dan mengikat.
c.Costs agreed for the project
Whereas the agreed costs to work on and complete the project must be written clearly. That even if determining the figure has gone through a long negotiation process and in that process one of the parties may “feel forced” due to circumstances or other factors, but if the figures have been agreed and determined together, then the figures are valid and binding.
d. Waktu penyelesaian Proyek tersebut.
Bahwa mengenai waktu dimulai pengerjaan proyek tersebut harus dijelaskan secara jelas sampai dengan batas waktu penyelesaiannya. Bahwa dalam batas waktu penyelesaian harus dilengkapi mengenai pengaturan waktu tambahan apabila ada pekerjaan perubahan atau pekerjaan tambahan dan keterlambatan tahap pembayaran dari pemilik dan hal-hal lainnya yang timbul bukan karena kesalahan dan kealpaan pihak kontraktor. Hal-hal tersebut diatas harus dibuatkan Berita Acara yang ditanda tangani oleh kedua belah pihak bahwa waktu yang dialokasikan untuk mengerjakan hal-hal tersebut akan ditambahkan dalam batas waktu penyelesaian yang ditetapkan dalam Perjanjian tersebut. Hal ini menjadi penting untuk menghindarkan tudingan atau tuntutan kontraktor sudah melakukan wanprestasi mengenai waktu menyelasaikan proyek tersebut.
d. Project Completion Time
Whereas the time for starting the work project must be clearly explained up to the deadline for completion. Whereas within the deadline for completion, additional time arrangements must be made if there is a change of work or additional work and delays in the payment stage from the owner and other matters that arise not due to the fault and negligence of the contractor. The matters mentioned above must be made in the Official Report signed by both parties. Whereas the time allocated to work on such matters will be added within the completion time limit specified in the Agreement. This is important to avoid accusations or demands that the contractor has defaulted regarding the time to complete the project.
e. Cara dan Waktu Pembayaran
Bahwa dalam poin ini harus diuraikan secara detail bagaimana cara dan besaran setiap tahap pembayaran yang dilakukan oleh pemilik kepada kontrakor dan waktu pembayaran dilakukan.
Bahwa betapa pentingnya unsur unsur dalam poin ini ditegaskan secara lengkap dan sistematis karena salah satu yang menjadi penyebab sering terjadinya permasalahan karena kurang lengkapnya diatur ketentuan dan batasan- batasan dalam poin ini.
Umumnya tahapan pembayaran dilakukan berdasarkan progresif pekerjaan namun sering hanya disepakati secara umum saja namun tidak diuraikan secara detail mengenai progres pekerjaan tersebut, sebagai contoh : pembayaran tahap 2 (dua) dilakukan setelah selesai pengerjaan lantai I (satu) namun tidak diuraikan apakah sampai dengan pemasangan keramik atau lantai semen saja.
Hal ini akan menimbulkan perbedaan persepsi karena salah satu pihak menafsirkan pengerjaan lantai tersebut hanya sampai lantai semen saja sedangkan pihak lain menafsirkan sampai dengan pemasangan keramik sehingga menimbulkan perbedaan pendapat kapan tahap pembayaran tahap 2 (dua) seharusnya dilakukan.
e. Payment Method and Time
Whereas in this point it must be described in detail how and the amount of each stage of payment made by the owner to the contractor and the time when the payment is made.
Whereas the importance of the elements in this point is emphasized in a complete and systematic way because one of the causes of frequent problems is the incompletely regulated provisions and limitations in this point.
Generally, the payment stages are carried out based on the progress of the work but are often only agreed in general but are not described in detail regarding the progress of the work, for example : the payment for stage 2 (two) is made after the completion of the first floor construction however it is not explained whether it is up to the installation of the ceramic or cement floor only.
This will cause a difference of perception because one party interprets the work on the floor only to the cement floor while the other party interprets it up to the installation of ceramics, giving rise to differences of opinion when the payment stage 2 (two) should be made.
f. Berita Acara Perubahan dan Kerja Tambahan
Unsur- unsur dalam poin ini masih sering belum dibuat dalam sebuah Perjanjian Pemborongan Pekerjaan karena biasanya hal tersebut muncul ketika pengerjaan proyek sudah berjalan dan biasanya ada kecendrungan melalaikan dokumen tambahan yang mengatur hal tersebut.Sering sekali mengenai hal tersebut tidak dibuat secara tertulis dan hanya berdasar atas pembicaraan yang bersifat umum saja. Hal tersebut sangat tidak tepat karena potensi terjadinya perbedaan pendapat para pihak yang berujung menjadi permasalahan sangat besar. Sebaiknya semuanya harus jelas dan tegas terlebih dahulu dibicarakan baik mengenai harga, bahan, waktu pengerjaan, bentuk atau model dan lain sebagainya, setelah kedua belah pihak sepakat mengenai semua unsur –unsur tersebut selanjutnya dibuatkanlah sebuah Perjanjian tambahan sebagai tambahan (Addendum) dari Perjanjian Pokok yang sudah ditanda tangani sebelumnya. Hal ini menjadi sangat penting supaya jangan timbul anggapan terjadi penambahan biaya dan waktu sebagaimana sudah ditetapkan dalam Perjanjian Pokok.
f. Official Report of Changes and Additional Work
The elements in this point are still often not made in an Outsourcing Agreement because they usually appear when the project construction is already underway and there is usually a tendency to neglect additional documents that regulate this. It is often this matter is not made in writing and is only based on general discussion.
This is very inappropriate because the potential for differences of opinion between the parties which leads to a very big problem. It is better that everything must be clear and unequivocal in advance, both regarding the price, materials, processing time, shape or model and so on, after both parties agree on all of these elements, then an additional Agreement is made as an addendum to the Main Agreementpreviously signed. This is very important so that there is no assumption that there will be additional costs and time as stipulated in the Main Agreement.
g. Berita Acara Serah Terima
Berita Acara Serah Terima dilakukan 2 (dua) tahap, Yakni:
I. Tahap. I (satu)
Dalam tahap ini dibuat Berita Acara yang memuat tentang apa-apa saja yang perlu perbaikan. Pemilik dan Kontraktor melakukan pemeriksaan secara keseluruhan dan membuat daftar tentang apa-apa saja yang perlu dilakukan perbaikan dan berapa lama waktu yang disepakati untuk melakukan perbaikan tersebut dan Berita Acara ditanda tangani oleh kedua belah pihak yang menjelaskan bahwa kedua belah pihak sudah mengetahui dan menyepakati hal tersebut.
II. Tahap.II (Dua)/Final
Bahwa seteleh masa pemeliharaan selesai sebagaimana disepakati dan ditetapkan dalam Berita Acara Serah Terima tahap. I (satu) maka selanjutnya dilakukan Berita Acara Serah Terima Tahap II/Final, diamana Kontraktor menyerahkan penguasaan dan pemeliharaan proyek tersebut kepada pemilik beserta seluruh kelengkapannya seperti kunci, semua jaminan (warranty) dan dokumen jaminan lain ( kalau ada) yang dioerolah dari pemasok barang-barang/alat yang terpasang di proyek tersebut seperti mesin cuci, ac, pompa air, shower, pamanas dan lain sebagainya, dokumen lainnya yang terkait dengan pekerjaan dan Berita Acara Serah Terima tahap I (satu) yang dilengkapi dengan Daftar Perbaikan.
g. Official Report of Handover
Official Report of Handover is carried out in 2 (two) phases, as follows :
I. Phase. I (one)
At this stage, an Official Report is drafted to list anything that needs improvement. The Owner and the Contractor carry out an overall inspection and make a list of what needs to be repaired and how long it is agree upon to make the repairs and the Official Report is signed by both parties explaining that both parties have known and agreed on this.
II. Phase.II (two)/Final
Whereas after the maintenance period is completed as agreed and listed in the Official Report of Handover Phase I (one) then the Official Report of Handover Phase II/Final will be carried out, in which the Contractor surrender the control and maintenance of the project to the owner along with all its accessories such as keys, all warranties and other assurance documents (if any) which are processed from the supplier of utilities/equipment installed in the project such as washing machine, air conditioners, water pumps, showers, heater and others, other documents related to the construction and the Official Report of Handover Phase I (one) which is equipped with a Repair List.
Bahwa sebaiknya dalam masa pemeliharaan atau sebelum dilakukan Berita Acara Serah Terima Tahap II (final) pemilik tidak diperkenankan untuk mengambil alih penguasaan atau menggunakan proyek tersebut. Ketentuan ini bisa berbeda kalau kedua belah pihak sepakat untuk memberi ijin kepada pemilik untuk memasuki/menguasai ataupun menyewakan kepada pihak lain sebelum dilakukan Berita Serah Terima ke II (final) dengan Perjanjian yang memuat hal-hal yang megatur mengenai hal tersebut, sebagai contoh apabila ditemukan sesuatu cacat, rusak atau kotor yang diakibatkan oleh orang yang menempati/menguasai bukan karena kesalahan atau kealpaan kontraktor maka hal tersebut menjadi tanggung jawab pemilik dan tidak dapat dibebankan kepada kontraktor.
Whereas preferably during the maintenance period or before the Official Report Phase II (final) is carried out, the owner is not allowed to take over the control or use the project. This provision can be different if both parties agree to give permission to the owner to enter/control or lease to another party before the Official Report of Phase II (final) is carried out with an Agreement listed with matters that regulates it, for example if found something is defective, damaged or dirty caused by the person occupying/controlling it not because of the contractor’s fault or negligence, then it becomes the responsibility of the owner and cannot be charged to the contractor.
h. Retensi
Retensi adalah masa pemeliharaan yang dilakukan oleh Kontraktor. Bahwa dalam masa Retensi Pihak kontraktor menyelesaikan semua kekurangan, cacat, kotor dan lain sebagainya yang sudah disepakati oleh kedua belah pihak sebagaimana disepakati dalam Daftar perbaikan. Waktu Retensi disepakati oleh kedua belah pihak dan bisa saja berbeda waktu Retensi untuk item tertentu, sebagai contoh Masa Retensi untuk konstrusi rumah selama 2 (dua) bulan sedangkan untuk kolam renang selama 5 (lima) bulan.
h. Retention
Retention is a period of maintenance carried out by the Contractor. Whereas during the retention period the contractor completes all deficiencies, defects, dirt and others which have been agreed upon by both parties as agreed in the Repair List. The Retention Time is agreed upon by both parties and the retention time may differ for certain items, for example the retention period for house construction is 2 (two) months while for swimming pool is 5 (five) months.
i. Sanksi
Bahwa dalam Perjanjian tersebut perlu juga diatur secara jelas mengenai sanksi apabila salah satu Pihak melakukan kesalahan dan wanprestasi. Bahwa disebutkan apabila salah satu pihak melakukan keterlambatan melakukan sesuatu sebagaimana diperjanjikan maka akan dikenakan denda keterlambatan ataupun sanksi sanski lainnya yang berlaku bagi kedua belah pihak.
Bahwa selain jenis-jenis sanksi perlu juga dijelaskan tahapan-tahapan penyelesaian permasalahan yang berlaku bagi kedua belah pihak yang didasarkan atas kebersamaan dan kekeluargaan. Hal ini perlu dipahami dan dilaksanakan supaya tidak setiap permasalahan harus diselesaikan di Pengadilan namun benar-benar diupayakan melalui tahapan-tahapan tersebut untuk menemukan jalan keluar atas suatu permasalahan yang timbul.
i. Sanctions
Whereas in the Agreement it is necessary to clearly stipulate the sanctions if one of the parties makes a mistake and is in default. It is stated that if one of the parties delays doing something as agreed, a fine for delaying other sanctions that apply to both parties will be imposed.
Whereas in addition to the types of sanctions, it is also necessary to explain the stages of problem solving that apply to both parties ina friendly and amicably manner. This needs to be understood and implemented so that not every problem has to be resolved in Court, but it is really attempted through these stages to find a way out of a problem that arises.
j. Domisili Hukum
Hal tersebut menjadi penting untuk menentukan Jurisdiksi Pengadilan Negeri yang berwenang mengadili apabila terjadi permasalahan hukum atas Perjanjian tersebut.
j.Legal Domicile
It becomes important to determine the Jurisdiction of the District Court which has the authority to adjudicate in the event of legal problems with respect to the Agreement.
Bahwa salah satu faktor yang menyebkan terjadinya permasalahan dalam pekerjaan pemborongan pekerjaan adalah kurang lengkapnya unsur unsur yang mengatur Peranjian tersebut disamping tentu masih ada faktor lain.
Whereas one of the factors that causes problems in the work of outsourcing is the incompleteness of the elements that regulate the agreement besides of course there are other factors.
Oleh karenanya kita perlu mengatur secara jelas dan terperinci unsur-unsur Perjanjian tersebut supaya menghindari terjadinya permasalahan dan juga dapat digunaan pedoman dan acuan apabila terjadi permasalahan sehingga tidak mesti diajukan ke Pengadilan.
Therefore we need to clearly and in detail regulate the elements of the Agreement in order to avoid problems and also to use guidelines and references in case of problems so that they do not have to be submitted to the Court.
by
ESRA KARO KARO, SH
Law Office ESRA KARO KARO KABAN, SH & PARTNER
Jalan Pulau Moyo No.36.Pedungan, Denpasar, Bali